발주서란
발주서는 구매자가 공급처에 무엇을 몇 개 주문하는지 확정해 알리는 서류입니다. 주문서나 구매주문서, 영문 약자로 PO라고도 부릅니다. 전화나 메신저로 주문하면 수량과 단가가 어긋나기 쉽습니다.
발주서를 한 장 남기면 주문 내용이 문서로 고정됩니다. 잘못 온 물건을 두고 서로 기억이 다를 때 기준이 되는 자료입니다. 납기와 납품 장소, 결제 조건까지 적어 보내는 것이 실무 관행입니다.
발주서와 견적서는 방향이 반대입니다
견적서는 파는 쪽이 씁니다. 발주서는 사는 쪽이 씁니다. 그래서 발주서에서 상호와 사업자등록번호를 채워야 하는 "내 정보"는 구매자, 곧 발주자 정보입니다. 수신처에는 물건을 보낼 공급처를 적습니다.
이 도구는 문서 종류에 맞춰 두 칸의 이름을 바꿔 주므로 어느 쪽에 무엇을 넣을지 헷갈리지 않습니다. 인쇄물에도 발주자와 수신처가 그대로 구분되어 나옵니다.
작성 순서
발주자 정보를 먼저 채웁니다. 한 번 입력하면 이 브라우저에 남아 다음 발주서에도 그대로 쓰입니다. 사업자등록번호는 숫자만 눌러도 하이픈이 붙고, 금액은 입력하는 동안 천 단위 콤마가 붙습니다.
수신처에 공급처를 넣고, 품목 행에 품명과 규격, 수량, 단가를 채웁니다. 공급가액과 부가세, 합계금액이 자동으로 계산되므로 계산기를 따로 쓸 필요가 없습니다. 납기나 납품 장소는 비고란에 적으세요.
오른쪽 미리보기가 실제 인쇄 모양입니다. PDF 다운로드를 눌러 "PDF로 저장"을 고르면 파일이 만들어지고, 그대로 메일이나 메신저로 보냅니다.
발주 뒤에 챙길 것
발주서를 보냈다면 공급처의 확인 회신을 받아 두세요. 회신이 있으면 주문 내용에 이견이 없었다는 근거가 됩니다. 물품이 도착하면 함께 온 거래명세서와 발주서를 맞춰 봅니다.
수량이나 단가가 다르면 입금 전에 정리하는 편이 빠릅니다. 발주서와 거래명세서, 세금계산서의 금액이 모두 맞으면 정산은 사실상 끝납니다.
자주 묻는 질문
- 발주서를 보내면 계약이 성립하나요?
- 발주서는 주문 의사를 명확히 밝힌 문서이고, 공급처가 이를 받아들이면 계약이 성립한 것으로 보는 경우가 많습니다. 다만 실제 법적 판단은 거래 관행과 주고받은 내용에 따라 달라집니다. 금액이 큰 거래라면 별도 계약서를 함께 두는 편이 안전합니다.
- 납기와 납품 장소는 어디에 적나요?
- 비고란에 적으면 됩니다. 발주서에서 분쟁이 가장 자주 생기는 항목이 납기이므로 날짜를 못 박아 두세요. "납기: 2026년 9월 5일까지 / 납품 장소: 본사 창고"처럼 한 줄로 쓰면 충분합니다.
- 이미 보낸 발주를 취소할 수 있나요?
- 공급처에 서면으로 알리고 회신을 받아 두는 것이 원칙입니다. 자재를 이미 준비했거나 제작에 들어갔다면 비용 부담을 두고 협의가 필요합니다. 취소가 잦은 품목이라면 발주서 비고란에 취소 가능 시점을 미리 적어 두는 방법이 있습니다.
- 발주서에 도장이 필요한가요?
- 법으로 정해진 요건은 아닙니다. 다만 발주는 금액을 약속하는 행위이므로 직인이나 서명을 넣어 보내는 곳이 많습니다. 서식 오른쪽 아래에 발주자 상호와 대표자, "(인)" 표시가 나오므로 인쇄한 뒤 도장을 찍어 전달하면 됩니다.
- 작성한 발주서가 서버에 저장되나요?
- 저장되지 않습니다. 서버 없이 브라우저에서만 동작하는 도구입니다. 입력값은 이 브라우저에만 남고 PDF도 브라우저 인쇄 기능으로 만듭니다. 공용 컴퓨터라면 작성을 끝낸 뒤 초기화 버튼을 누르세요.